Los custodios de documentos mantienen los documentos hipotecarios disponibles para referencia.
Cuando se trata de hipotecas, no existe una oficina sin papeles. Una gran cantidad de documentos clave están en papel, y Fannie Mae, Freddie Mac y Ginnie Mae, corporaciones respaldadas por el gobierno que compran hipotecas de los bancos, las quieren seguras y de fácil acceso. El custodio hipotecario o documental se encarga de la tramitación.
Requisitos
No es fácil conseguir un concierto como custodio hipotecario. El campo solo está abierto a bancos, cooperativas de crédito y otras instituciones financieras regidas por regulaciones federales. El custodio debe cumplir con los requisitos financieros mínimos y contratar un seguro contra ciertos peligros, por ejemplo, pérdidas por errores y omisiones, robo de empleados y la destrucción física de los registros. Las instalaciones de almacenamiento para el papeleo deben estar seguras: Ginnie Mae requiere que los conserjes usen una bóveda que resistirá el fuego durante al menos 90 minutos.
Deberes
Parte del trabajo de un custodio es certificar que las notas de la hipoteca y otros documentos son los documentos oficiales y originales. El custodio tiene que almacenar estos documentos de forma segura y mantenerlos confidenciales: Freddie Mac afirma que solo el personal de la empresa o los agentes autorizados, como un administrador de préstamos, pueden ver los archivos. Si aparece un propietario de vivienda que solicita una revisión de la nota hipotecaria, el custodio debe decirle que se comunique con la compañía que está prestando el préstamo.
Moviendo documentos
Cuando un administrador de préstamos necesita ver los documentos, el custodio debe proporcionar los documentos sin comprometer la confidencialidad. Un prestador de servicios de préstamos que desea ver un préstamo de Fannie Mae, por ejemplo, tiene que registrarse para acceder a la Web del portal del custodio, confirmando su identidad en el proceso. Una vez que el administrador se registra, normalmente puede recibir una nota hipotecaria en menos de un día si la solicita antes de que los custodios de documentos de 10 am tengan que tener una cobertura de seguro que proteja los documentos cuando están en tránsito.
Auditorías
Si un banco califica como custodio de documentos, Freddie, Ginnie y Fannie pueden auditarlo para confirmar que cumple con sus requisitos. Las compañías pueden programar una auditoría en el sitio, o lanzar una como una sorpresa completa. Durante una visita, los auditores de Freddie Mac revisan los registros y los documentos para ver si están en los archivos, y que las instalaciones de la bóveda están seguras. El auditor también puede investigar si las políticas y procedimientos internos del custodio cumplen con los estándares federales.
