Enviar una comunicación no es suficiente; El mensaje también debe ser recibido y entendido.
Dos de los errores de comunicación más grandes que cometen las empresas son asumir que la comunicación ha tenido lugar, y asumir que el mensaje se ha transmitido. Decir algo una vez no califica como comunicación. Enterrar un mensaje crítico en una nota larga es igualmente ineficaz. La comunicación en el lugar de trabajo puede ser informal o formal, y cuanto más importante sea el mensaje, más formal será el método de entrega, al menos eso es lo que algunas empresas suelen asumir como el mejor enfoque. En realidad, los mensajes más importantes deben entregarse a través de una combinación de métodos.
Métodos formales e informales
Reuniones, presentaciones y notas corporativas son métodos de comunicación formal. El correo electrónico, la mensajería instantánea y las conversaciones en el pasillo son métodos informales. Directivas corporativas clave a menudo se comunican a través de notas corporativas. Desafortunadamente, no todos los leen. Y cuando los últimos memos han comunicado información sobre recaudadores de fondos, cierres de estacionamientos y actividades voluntarias, es más probable que se ignore el próximo memorándum, incluso si el mensaje es crítico para las metas y objetivos de los empleados. Tales memos deben ser seguidos con reuniones y otros enfoques.
Planificación de la comunicación
La comunicación de información basada en una perspectiva única, la del remitente, solo será exitosa si los receptores tienen una mentalidad similar. Los ingenieros y los profesionales de la tecnología de la información tienden a utilizar el lenguaje técnico. Los profesionales de las finanzas hablan números. Los planificadores de producción se centran en los horarios. Las comunicaciones dirigidas a los tres receptores deben estar estructuradas para comunicarse con todos ellos. Esto requiere planificación. Las organizaciones que abordan la planificación de la comunicación de manera estratégica verán que se generan más comunicaciones exitosas.
Ajustar el contenido a la audiencia
Es importante ajustar el contenido de un mensaje a la audiencia a la que está destinado. Las comunicaciones destinadas a un ejecutivo deben ser concisas y precisas, mientras que las destinadas a los ingenieros requieren detalles que ningún ejecutivo tiene tiempo de revisar. La información dirigida en inglés a hablantes no nativos de inglés debe usar estructuras de oraciones simples y palabras comunes, no es exactamente lo que un profesor de inglés querría ver. En el lugar de trabajo, el tono de las comunicaciones siempre debe ser profesional.
Métodos de entrega
El correo electrónico es una herramienta eficaz para mantener a los colegas actualizados. Pero el correo electrónico del lugar de trabajo puede acumularse, y un mensaje puede perderse fácilmente en medio de otros cien. Ayuda a construir una línea de asunto clara, especialmente cuando se responde a una larga cadena de correo electrónico a través de la cual el contenido ha evolucionado. Seguir el correo electrónico con una llamada telefónica o dirigirse al escritorio del colega también son claves para asegurarse de que el mensaje se haya recibido, leído y comprendido. Las actualizaciones importantes del equipo se transmiten mejor si se publican en un sitio estático en línea al que los líderes y compañeros de equipo pueden acceder fácilmente.
