Sus empleados pueden saber más sobre algunos procedimientos que usted, así que use su experiencia.
Cuando su oficina esté ordenada y bien organizada, trabajará mejor y probablemente hará más cosas. Saber quién hace qué y dónde encontrar las cosas que necesita lo convierte en una oficina más productiva, sin la molestia de buscar a la persona adecuada para hacer un trabajo, o la molestia de revisar los archivos para encontrar el documento que necesita. Si su oficina necesita ayuda para organizar sus procedimientos, conviértala en un esfuerzo grupal; después de todo, todos se beneficiarán de los resultados.
Haga una lista de las tareas diarias que deben aclararse e incluirse en el manual de procedimientos que va a crear para la oficina. Las tareas de oficina pueden incluir contestar teléfonos, presentar documentos, organizar recibos, pagar a proveedores o un sinfín de otras tareas. Organice una reunión de grupo e intercambie ideas sobre todas las actividades que se realizan en la oficina, y luego escriba el nombre de la persona responsable al lado de cada tarea.
Pídale a la persona responsable de una tarea específica que escriba un procedimiento para esa tarea. Desarrolle un formato para que cada persona siga al escribir el procedimiento; Esto podría incluir una lista de "materiales necesarios" en la parte superior de la hoja de procedimientos, así como un esquema o un formato de lista de viñetas que sea el mismo para cada procedimiento. Dar a todos una fecha límite para entregar sus procedimientos.
Lleve a cabo otra reunión de grupo o comparta los procedimientos de las personas en un correo electrónico o documento compartido, para dar a otras personas la oportunidad de proporcionar comentarios sobre los procedimientos. Pídale a cada persona que revise uno o dos de los procedimientos que escribió otra persona, y pídale al revisor que intente seguir los procedimientos tal como se describe. Esto puede ayudar a determinar si las instrucciones del procedimiento son claras o si necesitan ser editadas para mayor claridad. Si necesitan trabajo, edítelos hasta que sean claros y fáciles de seguir.
Recopile todos los procedimientos en un manual de procedimientos. Cree una tabla de contenido para el manual de procedimientos para que sea fácil para los empleados encontrar y leer procedimientos específicos relacionados con sus trabajos. En cada hoja de procedimientos, escriba la fecha en que se creó en la esquina, para que sepa cuándo se escribieron y cuándo deben actualizarse. Haga que el manual de procedimiento sea fácil de acceder; ponga una copia en la sala de descanso o cree un documento en línea al que los empleados puedan acceder desde sus escritorios.
Cree carteles para procedimientos comunes que todos deben seguir en la oficina, como usar la copiadora o la forma correcta de saludar a los clientes. Coloque los carteles en lugares visibles.
Tip
- Mantenga su manual de procedimientos actualizado revisándolo cada pocos meses y haciendo los cambios que sean necesarios. Cuando un nuevo empleado comience a trabajar, asegúrese de revisar el manual de procedimientos. También haga que los empleados actuales revisen el manual de procedimientos al menos una vez al año para que todos los procesos estén frescos en sus mentes.
