Asistir a los detalles administrativos para garantizar reuniones de proyectos exitosas.
Como director del proyecto, el gerente de proyectos confía en usted para ayudarlo a lograr el éxito del proyecto. Utiliza su trabajo en equipo y sus habilidades de comunicación para asegurarse de que el proyecto finalice a tiempo y dentro del presupuesto. Su título oficial puede variar de un proyecto a otro. Se lo puede llamar un oficial de soporte de proyecto, un asistente de proyecto o un gerente de proyecto asistente. Cualquiera que sea su título, debe demostrar excelentes habilidades administrativas y habilidades tecnológicas.
Reuniones de proyectos
Los oficiales de proyectos deben reunirse regularmente con el gerente del proyecto para revisar el progreso del equipo y discutir las tareas futuras. Le comunicará los problemas al director del proyecto tan pronto como los note. Su función puede incluir organizar reuniones con los miembros de la junta del proyecto, que tienen la responsabilidad general del éxito del proyecto. Usted hace los arreglos mucho antes del día de la reunión. Organice las salas de reuniones y los refrigerios apropiados, póngase en contacto con los asistentes y mantenga una nota de los que no puedan asistir. Envíeles cualquier información relevante, incluyendo agendas, documentos, informes y presentaciones y asista a cada reunión para tomar actas.
Documentos
Los documentos del proyecto rastrean el progreso de un proyecto en cada estado, desde el inicio hasta la junta del proyecto acepta el producto final Estos documentos mantienen el proyecto organizado y bajo control, señala Prince2.com. Su función puede incluir archivar todos los documentos del proyecto en la biblioteca del proyecto, verificando que cada uno sea preciso y haya sido aceptado por el administrador del proyecto.
Riesgos
El gerente del proyecto mantiene una lista de posibles peligros para el proyecto, ellos en un documento llamado registro de riesgos. Su trabajo como oficial de proyecto es identificar cualquier artículo que crea que debería incluirse. Discuta el registro en las reuniones del equipo y las reuniones de la junta del proyecto. Mencione los riesgos nuevos que identifica al gerente y sugiera formas de mejorar la situación. Ayude a mantener los costos del proyecto bajo control, vigilando los problemas en su área de trabajo que pueden causar un aumento de costos y alerta al gerente de proyecto.
Escalas de tiempo
El cronograma del proyecto establece los detalles del proyecto, incluidos los plazos para cada tarea del proyecto . Asegúrese de completar cualquier tarea que el gerente le dé dentro del tiempo acordado. Verifique regularmente que cada fecha límite aún es posible e informe cualquier retraso tan pronto como sea posible.
Comunicación
El trabajo en equipo puede ser vital para un proyecto exitoso. Como miembro importante del equipo del proyecto, mantenga buenas relaciones con sus colegas, verificando que todos entiendan las tareas y que puedan completarlas a tiempo. Esté atento a cualquier problema personal o profesional que surja en el equipo, ayúdelo a resolverlo donde sea posible y avise al gerente del proyecto si ponen en peligro el proyecto.
