La documentación es importante en el lugar de trabajo.
Un abogado dirá: "Si no es por escrito, no sucedió". La documentación da sustancia a las actividades de un lugar de trabajo no solo para asuntos legales, auditorías o disputas, sino también para reglas y regulaciones. Mantiene una oficina funcionando sistemáticamente y éticamente. Sería difícil para los empleados de un programa de capacitación recordar todo si solo se presentara oralmente. Durante una emergencia, el personal puede no recordar el procedimiento adecuado para salir del edificio sin documentación. La documentación proporciona estándares para un lugar de trabajo.
Para capacitación
Muchos lugares de trabajo ofrecen capacitación a sus empleados para el desarrollo profesional, los nuevos sistemas de tecnología o para la capacitación en políticas de salud y seguridad. Para comprender lo que han aprendido, los empleados confían en la documentación como punto de referencia. Sería ineficaz y derrochador gastar los dólares de capacitación en un capacitador que carece de hojas de consejos rápidos, descripciones generales, guías de usuario u otra documentación de capacitación, ya sea impresa o electrónica.
Normas de procedimientos
Las políticas laborales ayudan a los empleadores a administrar personal con estándares de comportamiento aceptable e inaceptable. Describen las repercusiones si un empleado no cumple con las políticas. Un empleado acosado en el lugar de trabajo, por ejemplo, podría sentirse más cómodo al informar el incidente sabiendo la posición del lugar de trabajo sobre el asunto en base a la política anti-acoso del lugar de trabajo. Ayuda a un empleado a comprender sus derechos.
Para seguridad
La Ley de seguridad y salud ocupacional dice que los empleadores deben proporcionar un entorno seguro para los empleados. Esto incluye publicar la documentación de la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional y las regulaciones de la industria en un área de alto tráfico accesible para el personal. Además, los empleadores deben publicar reglamentos de primeros auxilios en los primeros puestos de socorro y servicios de emergencia y números de teléfono cerca de los teléfonos. La documentación de publicación es importante para que los empleados comprendan sus derechos y obligaciones de mantener un lugar de trabajo seguro.
En caso de auditoría
De vez en cuando, los reguladores pueden realizar una auditoría del lugar de trabajo para obtener una instantánea de cómo un empleador dirige el negocio. Los auditores solicitarán la documentación de políticas escritas, reglas y regulaciones, procedimientos, descripciones de trabajo e informes de inspección que pueden involucrar estándares ambientales, salud y seguridad y beneficios para los empleados. Si una empresa no mantiene la documentación actualizada, los auditores podrían denunciar que la empresa es una violación, lo que podría costarle a la empresa tiempo y dinero.
