Un asistente de compras mantiene contacto con los proveedores.
Ante la necesidad de reducir costos y mejorar la satisfacción del consumidor, las empresas confían en los profesionales de compras para gestionar todas las actividades relacionadas con las compras. Un asistente de adquisiciones hace cumplir las políticas de adquisición de su empleador y busca en los mercados de proveedores productos y servicios nuevos y de calidad. Cuando es necesario, colabora con los funcionarios superiores de adquisiciones para simplificar el proceso de adquisición. Para obtener este trabajo, debe obtener un título de asociado o licenciatura en negocios o finanzas. Fuertes habilidades matemáticas, de comunicación y analíticas son cruciales.
Monitoreo del mercado de proveedores
Un asistente de adquisiciones monitorea el mercado de proveedores para encontrar información crucial sobre nuevos productos, rastrear las acciones de los competidores, comparar precios e identificar proveedores potenciales. Por ejemplo, si una organización necesita comprar pólizas de seguro médico para su personal, el asistente de adquisiciones estudia la industria de seguros para identificar vendedores que puedan satisfacer las necesidades de la compañía. Para tener éxito en el monitoreo y la evaluación de los mercados de proveedores, debe comprometerse a ser un buen investigador con un enfoque en la reducción del costo de compras y al mismo tiempo mantener la calidad.
Asegurar el cumplimiento
La mayoría de las empresas han implementado políticas que regulan los procesos y procedimientos de adquisición. Como asistente de adquisiciones, su trabajo es asegurarse de que todos los empleados cumplan con estas regulaciones. Por ejemplo, si una empresa exige que todas las órdenes de compra sean aprobadas por el oficial de compras superior, debe confirmar que todo el papeleo esté debidamente firmado por su jefe. Si una empresa importa bienes de otros países, el asistente de adquisiciones debe estar familiarizado con la Ley de Comercio de 2002 y la Ley de Modernización de Aduanas, que regulan la importación de bienes y servicios.
Adjudicando ofertas
Aunque algunas compañías negocian acuerdos de suministro con distribuidores específicos, otras tienen un proceso simplificado para otorgar contratos a licitantes externos. Por ejemplo, cuando una empresa manufacturera desea comprar materias primas, puede invitar a los proveedores a presentar ofertas formales de suministro. El asistente de adquisiciones garantiza que todos los oferentes tengan una oportunidad justa de presentar su caso para la licitación en cuestión. Ella puede, por ejemplo, ayudar a su jefe a formar un comité de ofertas y premios para defender la transparencia y la responsabilidad y lograr la equidad durante el proceso de adjudicación.
Gestión de las relaciones comerciales
Las estrategias de una empresa para mantener redes de negocios con proveedores pueden afectar su desempeño. Como asistente de adquisiciones, es su trabajo establecer buenas relaciones de trabajo con sus proveedores. Esto puede ayudar a evitar una crisis. Por ejemplo, si su stock se está agotando como resultado de la mayor demanda de los consumidores, puede comunicarse con un proveedor que, a causa de las buenas relaciones de trabajo, puede facilitar la entrega de más productos en un breve aviso. Los buenos asistentes de adquisiciones valoran a sus proveedores y los tratan como socios integrales de sus empresas.
