Una nota para los empleados debe ser breve, directa y respetuosa.
Escribir un memo para compañeros de trabajo y empleados requiere delicadeza. Especialmente cuando se transmiten solicitudes o malas noticias, es esencial establecer la buena voluntad y la moral del lugar de trabajo. Por esta razón, debe tomar ciertas medidas y precauciones cuando prepare una nota de trabajo para asegurarse de que su mensaje mejore el medio ambiente, en lugar de inflamar a los trabajadores.
Escribir con Buena Voluntad
Rellene los campos de datos apropiados. El campo "Para:" debe contener la audiencia de la nota, como "Todos los empleados" o "Compañía XYZ". Incluir un campo claro "Para" ayudará a los empleados a comprender que esta nota fue enviada a todos, no solo a los empleados seleccionados. Luego, escribe un campo "De:" que contenga tu nombre o tu título apropiado, como "Administración" o "Administrador de recursos humanos". Escriba un campo "Fecha:" que proporcione la fecha de entrega de la nota, y siga con el campo "Asunto:" que contiene un tema específico para la nota. Para esta ocasión, el tema puede leerse, "Política sobre fumar en el lugar de trabajo".
Comience su mensaje con un búfer, como una información o un simple agradecimiento. Ya que su objetivo es escribir una nota que desaliente fumar en el lugar de trabajo, comience agradeciendo a los empleados su continua dedicación a un lugar de trabajo saludable. Este agradecimiento se llama búfer y ayuda a amortiguar las noticias o la información que necesita entregar en el mensaje.
Frase la solicitud en un lenguaje neutral que sea directo, pero que evite pasar la culpa. Por ejemplo, después de su búfer, podría escribir: "Nos llamó la atención que fumar fuera del edificio haya afectado la calidad del aire para quienes entran y salen durante las horas de trabajo. Tenga en cuenta a los compañeros de trabajo al no fumar fuera del edificio. . " Este enfoque amortigua la política o regla que se implementa al explicarlo primero.
Seguir con los beneficios dirigidos a los empleados. Su nota está diseñada para los fumadores en el lugar de trabajo, por lo que sus necesidades y deseos deben estar a la vanguardia del mensaje. Una declaración simple como, "Por favor, use el patio que la compañía ha designado para el uso de los fumadores". Esto demuestra que usted es consciente de los derechos de los fumadores y que tienen una opción para fumar donde no molestarán a los no fumadores.
Cierre el mensaje con un final de buena voluntad que establezca un tono amigable entre usted y el lector. Un ejemplo podría ser: "Gracias por cumplir con la política de la compañía y garantizar un ambiente saludable para sus colegas". Terminar la nota con un agradecimiento o una declaración positiva ayuda, de nuevo, a amortiguar el mensaje y dejar a los lectores sentirse más positivos sobre los cambios o políticas en el lugar de trabajo.
