Muchos secretarios municipales buscan convertirse algún día en un empleado de la ciudad.
Con la administración efectiva de las operaciones de una ciudad surgen muchas tareas administrativas y organizativas, muchas de los cuales caen en manos del secretario adjunto de la ciudad. Las personas en esta posición realizan predominantemente los deberes clericales que ayudan en el funcionamiento cotidiano de la corte de la ciudad o el consejo municipal. Por lo general, trabajan bajo la supervisión del secretario de la corte de la ciudad, desempeñando tareas como responder correspondencia oficial, preparar documentos judiciales o registrar actas de las reuniones del consejo.
Responsabilidades del trabajo
El ayudante del ayuntamiento proporciona apoyo administrativo a varios personas incluyendo jueces, el consejo de la ciudad, comisionados, consejos asesores y el director financiero de la ciudad. Dependiendo de la oficina para la que trabaja, ella puede ser responsable de preparar y distribuir varios documentos del concilio y la corte; grabando reuniones y minutos de la ciudad; y mantener registros administrativos y archivos. El secretario adjunto de la ciudad generalmente es el principal punto de contacto para el público en general, por lo que examinará las llamadas, visitantes y correo para otro personal, además de las consultas de campo y la respuesta a las preguntas. También puede supervisar a otros empleados y asumir tareas administrativas cuando el empleado de la ciudad está ausente.
Características
Debido a que el servicio al cliente y los deberes administrativos son los dos componentes principales de este trabajo, el empleado municipal adjunto debe ser un oyente activo que es cómodo estar cerca de las personas. Ella debería ser capaz de emplear el buen juicio y la toma de decisiones, así como ser capaz de mantenerse tranquilo y eficiente en situaciones estresantes. La puntualidad y la buena gestión del tiempo son esenciales, ya que normalmente trabajará dentro de una agenda cronometrada o en un plazo estricto.
Habilidades
Las habilidades generales de oficina son obligatorias, y un candidato a vicegobernador debe estar familiarizado con las computadoras y equipos periféricos como impresoras y faxes, además ella debe ser capaz de escribir eficientemente. Las buenas habilidades de comunicación verbal y escrita también son importantes, y debe poder y querer mantener relaciones de trabajo efectivas tanto con el público en general como con los funcionarios administrativos de la ciudad.
Educación
La mayoría de los puestos de vicegobernadores se consideran de nivel inicial y solo requiere un diploma de escuela secundaria o su equivalente. Si bien rara vez se requiere, un título universitario puede ayudarlo a pasar de la posición de asistente del empleado de la ciudad a un puesto de supervisión más rápido, además de que podría darle al candidato una ventaja sobre su competencia durante la contratación. La experiencia previa de trabajar en una oficina o en un tribunal es beneficiosa. Algunas posiciones también requieren que el empleado adjunto de la ciudad sea o se convierta en un notario público.
Condiciones de trabajo
Mientras está en el trabajo, el empleado adjunto de la ciudad pasará una buena cantidad de tiempo en un entorno de oficina, sentado detrás de una computadora y realizando tareas administrativas generales. También se puede esperar que un empleado que es responsable de ayudar en las salas de audiencias camine con frecuencia hacia y desde la corte, y también se le puede pedir que levante o mueva cajas pesadas de archivos y documentos. Los empleados adjuntos de la ciudad trabajan turnos de tiempo parcial y de tiempo completo durante el horario diurno, dependiendo de las necesidades de la oficina del secretario de la ciudad.
