Mantenga sus notas a mano cuando redacte su memo para asegurarse de no omitir nada.
El memo de oficina puede sonar como una formalidad cargada, pero puede ser su mejor opción hacer correr la voz a colegas de la oficina sobre una próxima reunión o un nuevo proyecto emocionante. Es menos formal que una carta de negocios, felizmente breve y fácil de escribir y enviar desde su escritorio. El formato estándar es claro y fácil de seguir: comience con los encabezados de rutina y proporcione la información sustantiva en unos pocos párrafos concisos. Guarde sus documentos más largos, como informes detallados ordenados por su jefe, para usar como archivos adjuntos.
Manténgase en la tradición cuando se trata del formato. Abra su nota con las líneas de encabezado habituales; mantenlos al ras con el margen izquierdo y doble espacio. En la línea "A", incluya los nombres de todas las personas con las que está escribiendo, para que todos sepan quién más las recibió. Si los destinatarios de sus notas son un grupo reconocido, simplemente use el nombre del grupo - "Personal del Departamento de Marketing", por ejemplo. Ponga su nombre completo en la línea "De", luego agregue la fecha en que escribe la nota en la línea "Fecha".
Complete la sección del encabezado de su nota con la línea "Asunto". Este es el tema o el propósito de la nota, y debe ser inmediatamente clara para su audiencia. Use un lenguaje específico en su línea de asunto: "Figuras de ventas del tercer trimestre" es más informativo para los destinatarios del memorando que "Información de ventas".
Escriba los párrafos de su nota en estilo de bloque, alineados con el margen izquierdo. Dígale a sus lectores de inmediato si la nota es en respuesta a la solicitud de información de un supervisor o si se debe a un evento o política nueva. Use una frase introductoria como "De conformidad con la discusión en la reunión de personal de la semana pasada ..." o "Esta nota aborda la solicitud de la administración para obtener detalles sobre la Fase 3 del proyecto Smith". Use el primer párrafo para presentar el tema, proporcionando un breve resumen si es necesario.
Escriba dos o tres párrafos concisos e informativos con su mensaje principal. Si se incluyen gráficos, menciónelos en el texto para que quede claro para sus lectores lo que representa el gráfico. Complete la nota con cualquier acción o expectativa de seguimiento requerida, como por ejemplo, "Prepárese para hablar sobre el estado de los esfuerzos de su equipo en el proyecto Smith con el jefe en una reunión el lunes en la sala de conferencias".
En la parte inferior de la nota, enumere los archivos adjuntos que está incluyendo con la nota, y luego no olvide adjuntarlos.
Revise su nota y realice las correcciones antes de enviarla para que todos la vean. No olvides imprimir una copia para tus archivos. Antes de distribuir cualquier copia en papel de la nota, escriba sus iniciales después de su nombre escrito en la línea "De" en la parte superior.
