Un coordinador de oficina competente y agradable mantiene el ambiente de la oficina y mantiene a todos juntos.
El coordinador de oficina conecta todas las funciones administrativas de la oficina y las realiza de manera fluida, permitiendo que la oficina funcionar como una máquina bien engrasada. Ella sirve como conducto entre el personal, los superiores y los clientes. Sus deberes varían. Puede crear una hoja de cálculo compleja por un minuto y cambiar el tóner al siguiente. Un coordinador de oficina organizado y orientado a objetivos es esencial para cualquier organización. Sin uno, la afluencia de papeleo y llamadas telefónicas provocará un caos y, en última instancia, un negocio de bajo rendimiento.
Gestión de documentos
El control del papeleo es una de las principales responsabilidades del coordinador de la oficina. Ella es responsable de escribir una copia sin errores de fuentes orales y escritas. Esta copia incluye correspondencia, minutos y contratos. Ella también mantiene un sistema de archivo organizado y es responsable de investigar y recopilar datos adicionales necesarios para completar los informes. Una revisión rápida pero precisa es esencial para este trabajo porque maneja todas las funciones administrativas, incluidos los informes de actividad del personal y las tarjetas de tiempo.
Comunicación
El coordinador de oficina utiliza correo electrónico de alto tráfico de forma regular. Los mensajes que envía deben ser articulados, concisos y precisos. Además, responderá y presentará numerosas llamadas telefónicas. Se requiere una actitud agradable y agradable. Y ella debe ser consistente. Es más que probable que sea la primera persona con la que un cliente o cliente interactúa. Ella no tiene cabida para fuera de días con su comportamiento. Un coordinador de oficina grosero puede manchar cualquier negocio potencial que una empresa pueda recibir, ya que las personas de negocios competentes saben que una mala actitud equivale a un mal negocio.
Teneduría de libros
El coordinador de la oficina se encarga de las transacciones financieras. Ella podría ser responsable de rastrear cuentas por pagar y por cobrar. Esto requiere destreza financiera, por lo que debe tener habilidades básicas de contabilidad. Además, compra suministros y puede ser responsable de rastrear el valor del inventario de suministro actual. Si la empresa utiliza dinero en efectivo, puede ser responsable de reconciliar cuentas corrientes y rastrear recibos de compras en efectivo.
Conocimientos básicos de informática
Es un hecho bien establecido que el coordinador de la oficina debe saber leer y escribir. Ella debe tener conocimiento experto con procesamiento de textos, programas de correo electrónico, herramientas de presentación y hojas de cálculo. Y a medida que las empresas experimenten avances tecnológicos, ella también debe avanzar. Por ejemplo, un coordinador de oficina que comprende a fondo un programa de contabilidad ahora debe comprender los detalles intrincados de la conexión de datos locales con datos corporativos. Los correos electrónicos básicos ahora se pueden usar para fines de votación y debe prestar atención meticulosa a los detalles en la planificación de eventos y reuniones de la compañía. Además, algunas compañías han reemplazado blocs de notas con tabletas al realizar reuniones. El coordinador de la oficina, especialmente uno con deberes de secretaria, debe saber cómo mantenerse conectado.
Otros deberes asignados
El coordinador de la oficina debe ser un humilde jugador de equipo. Dependiendo del negocio, ella podría ser responsable de administrar el personal de la oficina y sacar la basura. Ella podría ser el salvavidas para un gerente estresado que acaba de experimentar un atasco de papel. Cuando se rompa la máquina de fax, se espera que ella haga milagros. Si la oficina está demasiado fría, tiene que calentarla. Si Internet se cae, será mejor que tenga TI allí ayer. Los deberes del coordinador de la oficina pueden parecer pequeños, pero para el personal que confía en ella, debe cumplir. En resumen, debe ser capaz de realizar múltiples tareas mientras lleva una sonrisa constante.
