Importancia De Presupuestar Un Evento Especial

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Si quieres una gran ceremonia de premiación, cuida el presupuesto.

Ya sea que esté planeando una fiesta de cumpleaños o una fiesta de lanzamiento de un nuevo producto, va a costar dinero. Y ya sea que tenga $ 200 o $ 20,000 para gastar, perder su efectivo o el efectivo de su organización no producirá buenos resultados. El presupuesto cuidadoso del dinero que tienes para gastar te da la oportunidad de obtener buenos resultados.

Elegir socios

Si está buscando contratar a alguien para el evento (catering, músicos, decoradores, planificadores de eventos), el presupuesto hace que sea más fácil seleccionarlos y trabajar con ellos. Dígale al proveedor de comida que tiene un presupuesto de alimentos de $ 500 y recibirá sugerencias diferentes que si dijera $ 15,000. Cuando solicita música en vivo, un evento de $ 1.5 millones puede costear a un artista de grabación importante; Si su presupuesto es de $ 6,000, tiene que pensar mucho más pequeño.

Estableciendo prioridades

Con cada evento, hay muchas cosas para gastar dinero. Para un banquete de premiación, por ejemplo, sus costos incluyen comida, un lugar para comer y los trofeos que entregan. El presupuesto te ayuda a establecer prioridades: ¿quieres trofeos espectaculares para los ganadores o prefieres darles algo pequeño y gastar más en una buena comida? Trabajar con fondos ilimitados es simple; Trabajar con una cantidad finita de efectivo requiere que pienses en cómo gastarlo.

Recaudación de Fondos

Una vez que haya elaborado el presupuesto, puede decidir si puede pagar el costo o si necesita patrocinadores o donantes para que las cosas funcionen. El presupuesto y sus circunstancias le indican si necesita donantes 500 $ 10 o donantes 30 $ 1,000 para llevar a cabo el evento. Tener un presupuesto también lo obliga a preguntar qué sucede si no obtiene suficientes patrocinadores, ya sea si tiene un plan de respaldo o si tiene que recortar el presupuesto.

Realismo

Es fácil hacer planes espectaculares cuando te sientas y sueñas con el evento. Sin embargo, cuando invierte el presupuesto, todo se vuelve concreto: debe identificar todo lo que va a necesitar y cuánto costará. En este punto, puede descubrir detalles en los que necesita gastar dinero que ni siquiera había considerado. El presupuesto también lo obliga a considerar sus suposiciones: es posible que se dé cuenta de que en realidad no puede pagar una celebración del 30º aniversario de $ 50,000.